СОП действительна только при смене.

СОП описывает утвержденный способ выполнения повторяющейся работы. Контрольный список может подсказать важные шаги. Ничто не доказывает, что работа была выполнена, состояние было приемлемым или исключение достигло следующей смены. Операционная запись должна связывать процедуру с лицом, временем, местом, результатом и доказательствами.[1][2]

Практическая проверка проста: может ли следующий оператор увидеть, что ожидалось, что наблюдалось, что изменилось, что остается открытым, и кому принадлежит следующее действие? Если нет, то передача зависит от памяти.

Начните с триггера и масштаба. «Проверить воду» неопределенно. "При вскрытии измеряют pH резервуара и EC в смесительном резервуаре после пяти минут циркуляции" Затем определите приемлемое условие, границу безопасного ответа, доказательства для сохранения, путь эскалации и владельца версии.

• Триггер: когда или при каком условии начинается процедура.
• Владелец: обученная роль, ответственная за выполнение и проверку.
• Метод: оборудование, местоположение, единицы измерения и упорядоченные критические шаги.
• Решение: приемлемое состояние, условие остановки и авторизованный ответ.
• Доказательства: показания, фото, партия, подпись, вложение или примечание об исключении.
• Передача: открытый вопрос, следующая проверка, ответственный, срок и контакт для эскалации.

Контрольный список, в котором предлагается только «полное», поощряет ложное завершение. Включите состояния «неприменимо», «заблокировано», «вне диапазона» и «эскалация» с необходимым контекстом. Исключение часто является самой ценной записью, поскольку оно объясняет, почему запланированная работа отличается от фактической смены.

Держите экстренные действия короткими и отдельными от длинных справочных материалов. Человек, реагирующий на низкий уровень кислорода или химический разлив, нуждается в утвержденной немедленной последовательности и контактном пути, а не в политическом эссе. Проанализируйте эти процедуры с соответствующим органом по безопасности, ветеринарии, безопасности пищевых продуктов или техническим органом.[2]

Контролируйте версию, одобрение, дату вступления в силу, статус обучения и дату обзора. Когда исключение повторяется, решите, является ли процедура, обучение, оборудование, штатное расписание или ожидаемое состояние неправильным. Не стоит молча редактировать документ и стирать причину.[1]

Измерьте качество процедуры с помощью пропущенных шагов, повторяющихся исключений, времени обнаружения, времени закрытия, переделки и обратной связи с оператором, а не по количеству написанных страниц.[3]

Хорошая передача уменьшает интерпретацию, не устраняя при этом суждения. Он сообщает следующему человеку, что известно, а что нет, какие доказательства существуют и где начинается и заканчивается его авторитет.