لا يكون إجراء التشغيل المعياري (SOP) حقيقيًا إلا عند تغيير المناوبة.

يصف إجراء التشغيل المعياري (SOP) الطريقة المعتمدة لأداء العمل المتكرر. يمكن لقائمة المراجعة أن تطالبك باتخاذ الخطوات الحاسمة. ولا يثبت أي منهما أن العمل قد حدث، أو أن الحالة كانت مقبولة، أو أن الاستثناء وصل إلى الوردية التالية. يجب أن يربط سجل التشغيل الإجراء بالشخص والزمان والمكان والنتيجة والأدلة.[1][2]

الاختبار العملي بسيط: هل يستطيع المشغل التالي رؤية ما كان متوقعًا، وما تمت ملاحظته، وما الذي تغير، وما الذي بقي مفتوحًا، ومن يملك الإجراء التالي؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن عملية التسليم لا تزال تعتمد على الذاكرة.

ابدأ بالمشغل والنطاق. "التحقق من المياه" غامض. يمكن ملاحظة "عند الفتح، قم بقياس الرقم الهيدروجيني للخزان والوصلة الكهربائية في خزان المزيج بعد خمس دقائق من التدوير". ثم حدد الشرط المقبول، وحدود الاستجابة الآمنة، والأدلة التي يجب الاحتفاظ بها، ومسار التصعيد، ومالك الإصدار.

• المحفز: متى أو تحت أي شرط يبدأ الإجراء.
• المالك: الدور المدرب المسؤول عن التنفيذ والمراجعة.
• الطريقة: المعدات، الموقع، الوحدات، والخطوات الحاسمة المطلوبة.
• القرار: شرط القبول، وشرط التوقف، والرد المصرح به.
• الدليل: قراءة، صورة، دفعة، توقيع، مرفق، أو مذكرة استثناء.
• التسليم: الإصدار المفتوح، والتحقق التالي، والمالك، والموعد النهائي، وجهة اتصال التصعيد.

قائمة المراجعة التي تقدم فقط "كاملة" تشجع على الإغلاق الخاطئ. قم بتضمين الحالات غير القابلة للتطبيق، والمحظورة، والخارجة عن النطاق، والحالات المتصاعدة مع السياق المطلوب. غالبًا ما يكون الاستثناء هو السجل الأكثر قيمة لأنه يفسر سبب انحراف العمل المخطط عن الوردية الفعلية.

اجعل إجراءات الطوارئ قصيرة ومنفصلة عن المواد المرجعية الطويلة. يحتاج الشخص الذي يستجيب لانخفاض الأكسجين أو الانسكاب الكيميائي إلى تسلسل فوري معتمد ومسار اتصال، وليس مقالًا عن السياسة. قم بمراجعة هذه الإجراءات مع السلطة المعنية بالسلامة أو الصحة البيطرية أو سلامة الأغذية أو السلطة الفنية.[2]

التحكم في الإصدار والموافقة وتاريخ السريان وحالة التدريب وتاريخ المراجعة. عندما يتكرر الاستثناء، قرر ما إذا كان الإجراء أو التدريب أو المعدات أو التوظيف أو الحالة المتوقعة خاطئة. لا تقم بتحرير المستند بصمت ومحو السبب.[1]

قم بقياس جودة الإجراء من خلال الخطوات الفائتة، والاستثناءات المتكررة، ووقت الاكتشاف، ووقت الإغلاق، وإعادة العمل، وتعليقات المشغل - وليس من خلال عدد الصفحات المكتوبة.[3]

يؤدي التسليم الجيد إلى تقليل التفسير دون إزالة الحكم. فهو يخبر الشخص التالي بما هو معروف، وما هو غير مؤكد، وما هي الأدلة الموجودة، وأين تبدأ سلطته وأين تنتهي.